O que é ERP, O que é Sistema de Gestão (Guia Completo)

Qual a importância de um Sistema ERP (Sistema de Gestão) para um pequeno e médio negócio?

Neste guia você conhecerá o que significa o ERP, suas principais características e benefícios.

ERP é a sigla para "Enterprise Resource Planning" ou Sistema de Gestão Integrado. O conceito do ERP existe a mais de 100 anos e começou como uma ferramenta de apoio ao controle da produção industrial conhecida por ser uma atividade muito complexa. Os MRPs, como eram chamados os métodos utilizados para este controle, procuravam gerenciar toda a cadeia de suprimentos e operações e assim dar suporte aos processos de produção industrial.

Com o passar do tempo o ERP foi englobando novas áreas como o financeiro, fiscal, contábil e tornou-se um sistema para gerenciar uma empresa em sua totalidade, como são os sistemas que encontramos hoje.

1 - Como são os ERPs hoje

Durante muitos anos as empresas de grande porte foram as líderes em contratação de sistemas ERP, justamente por terem um processo muito complexo e necessitarem de melhores ferramentas de gestão. Porém, este alto nível de exigência criou um mercado onde todos os sistemas ERP eram muito caros e complexos. Tal complexidade não é decorrente apenas do sistema mas dos processos que ele procura atender. Uma necessidade complexa gera uma demanda complexa que, por sua vez, é cara para desenvolver. O resultado final é um sistema de alto custo, complexo, mas adequado para a realidade das grandes empresas.

Em contra partida, no passado recente as PMEs (pequenas e médias empresas) começaram a desenvolver-se e a necessitar de sistemas de gestão empresarial, parte por conta da crescente complexidade na emissão de notas fiscais no Brasil e parte pela necessidade de sofisticação nos controles gerenciais, principalmente relacionados às finanças.

Este cenário permitiu o surgimento das soluções de gestão que conhecemos hoje que são de baixo custo e procuram atender bem o controle financeiro e emissão de notas fiscais.

No momento atual temos portanto 3 faixas de sistemas ERP: os ERPs consagrados e sólidos voltados para as grandes empresas, os sistemas com foco na simplicidade voltados para as PMEs e sistemas que ficam no meio termo procurando atender as empresas que não se enquadram nem em uma opção nem na outra.

O que percebemos é que embora tenhamos estas 3 faixas de sistema, todos possuem a mesma orientação que se resume em uma única palavra: Controle.

O principal foco destes sistemas é controlar para economizar, controlar para evitar perdas, controlar para padronizar, controlar para otimizar.

Porém, o mercado atual está muito mais dinâmico e o foco agora não é mais o controle, mas a venda e, principalmente, a comunicação com os clientes.

Estas demandas estimularam o surgimento de muitos sistemas de CRM, de automação de marketing e de comunicação, sejam chatbots para falar com o cliente ou sistemas que disparam mensagens para clientes por e-mail.

2 - O que uma PME necessita

Em nossos estudos de mercado notamos que a necessidade de ferramentas de gestão está relacionada à maturidade do negócio. Quanto maior e mais avançado é o negócio mais sofisticadas são as ferramentas demandadas.

A adoção de sistemas, sejam quais forem, permitem a padronização e automação de tarefas, garantindo que mais tarefas sejam feitas no mesmo espaço de tempo e com a mesma estrutura. Além disso automaticamente a empresa garante um melhor padrão de qualidade para seus produtos ou serviços e ainda gera um efeito multiplicador para sua ações. A ideia base de qualquer sistema é aumentar a rentabilidade operacional para que o empresário consiga fazer mais com os mesmos recursos e mesmo esforço.

A adoção de software de gestão pela PME é fundamental para criar fatores intrínsecos de diferenciação no mercado. Através dele a empresa pode obter todo o know-how de gestão e estratégias empresariais que estes sistemas já trazem embarcados. Estes softwares são desenvolvidos por anos e, em geral, a partir de solicitações de clientes. Ao contratá-lo é como receber várias sessões de consultoria e uma única plataforma e com as melhores práticas de gestão.

Não é sem motivo que empresas que investem em sistemas de gestão e são inovadoras são as que tendem a ter os melhores resultados.

De maneira geral podemos destacar alguns dos benefícios:

  • Acompanhar sua empresa de qualquer lugar
  • Permite o trabalho em home-office
  • Redução de custo
  • Otimização de recursos
  • Simplifica e unifica processos
  • Redução de erros
  • Previsibilidade
  • Auxílio na tomada de decisões
  • Centralização das informações
  • Definição de políticas de acesso às informações
  • Controle operacional
  • Delegação de atividades
  • Acompanhamento de prazos
  • Multiplicação da capacidade de ação
  • Vendas
  • Melhora da comunicação
  • Disponibilidade e facilidade de acesso às informações
  • Otimizar e facilitar a tomada de decisões
  • Por em prática as melhores práticas de gestão (know-how)

Normalmente as empresas possuem demandas similares de recursos. Assim como toda empresa precisa de uma sede, de um telefone, da mesma forma tem necessidades semelhantes com relação aos procedimentos gerenciais.

Abaixo listamos algumas destas necessidades e como o mercado as soluciona:

Controles de faturamento e financeiro, orçamento, pedidos, notas fiscais

No geral os ERPs atualmente atendem bem às necessidades mais genéricas das empresas, seja a geração de um orçamento, um pedido, a emissão de uma nota fiscal. O controle financeiro básico de pagamentos e recebimentos também são bem atendidos.

Gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

As empresas que começam a olhar para o mercado e procuram entender o comportamento do cliente para poder oferecer soluções adequadas às suas necessidades, percebem a obrigatoriedade de acompanhar cuidadosamente o fluxo da tomada de decisão do cliente e, para isso, a importância da utilização de sistemas de CRM que armazenam informações e monitoram em qual estágio da negociação o cliente está.

É este acompanhamento que permite a empresa oferecer a solução certa no momento certo para o cliente certo. Toda ação de marketing e comunicação tem custo, portanto, todos os mecanismos de gestão que permitam uma ação mais eficiente neste departamento traz grande economia de tempo e recursos.

Automação de marketing

Diferente do CRM que é uma plataforma para monitorar a evolução de um lead ou prospect durante o fluxo de compra, as ferramentas de automação de marketing visam automatizar o esforço de comunicação com o cliente. São plataformas para captura, nutrição de informações e de acompanhamento de uma base de leads ou prospects.

Estas ferramentas podem literalmente revolucionar o departamento de vendas de uma empresa. Considere uma empresa que possui somente um vendedor. Este vendedor consegue, em média, realizar sessenta ligações por dia. Uma ferramenta de automação pode contatar milhares de clientes no mesmo intervalo de tempo. Imagine o que esta ferramenta pode fazer pela empresa.

Prospecção

Todas as empresas precisam prospectar clientes e para esta tarefa são usados serviços como anúncios patrocinados em sites de busca como Google, Yahoo, Bing, geração de conteúdo e publicação em redes sociais, ligações de telemarketing com base em prospecção ativa na internet ou com base em listas segmentadas comercializadas por empresas como o Serasa e outras.

Seja da forma que for, a empresa precisa ter mecanismos para gerir suas ações de prospecção para uma atuação consistente e continuada. A prospecção por si só já é algo extremamente trabalhoso e o uso de ferramentas para sua gestão são fundamentais.

Newsletter e e-mail marketing

As ferramentas de disparo de e-mail marketing também são muito utilizadas por possuírem uma abrangência muito grande e serem de rápida ação.

Em questão de minutos uma ferramenta de e-mail marketing pode contatar milhares de clientes e, em seguida, acompanhar o resultado da ação de marketing por meio de relatórios.

Tal acompanhamento permite, por exemplo, a criação de campanhas de marketing do tipo A/B, onde são geradas duas formas de comunicação para a mesma campanha. A ferramenta dispara as duas campanhas para um pequeno segmento da lista e aquela que tiver o melhor resultado é enviada para os demais clientes.

É a inteligência do software e da gestão agindo para que a empresa se comunique da melhor forma com seus clientes.

Business inteligence

Um sistema corporativo possui muita informação valiosa e ferramentas que permitam o estudo destes dados possibilitam grandes descobertas. Em ferramentas de BI é possível identificar padrões de consumo, frequências e tendências, enfim, é uma ferramenta que pode descobrir gaps nos processos, falhas e por vezes apontar verdadeiras minas de ouro para empresa.

Gerenciamento do fluxo de trabalho (produtividade e colaboração)

Empresas são organismos vivos. Uma empresa só é possível pela ação dos seus colaboradores, pessoas engajadas e atuando todos em uma direção em comum.

É esta ação sequenciada dos colaboradores na execução das tarefas que movem a empresa. Tais ações precisam ser acompanhadas.

A ideia não é o controle puro e simples mas o acompanhamento, para a delegação correta de ações e indicação de prazos.

Funcionários que sabem claramente o que precisam fazer, como precisam fazer, e em qual prazo ficam mais satisfeitos quanto ao seu trabalho uma vez que sabem que estão dentro dos padrões estabelecidos pela empresa e para a empresa é a garantia de um cliente bem atendido.

Informações sobre andamento de orçamentos, pedidos ou processos produtivos são fundamentais para nutrir o cliente de informações.

O foco de uma boa gestão do fluxo de trabalho tem caráter interno, mas a finalidade é atender bem o cliente.

Comunicação rápida

Toda empresa precisa se comunicar e atualmente as mensagens instantâneas (Whatsapp, Telegram, Skype) são um meio de comunicação extremamente rápido e eficaz.

Porém, estes são meios de comunicação privados e a gestão de conversas com a finalidade corporativa torna-se muito complicada.

É comum ouvirmos que um funcionário trocou de celular e aquele "ok" do cliente estava naquelas conversas que foram perdidas. Quem será o responsável pelo prejuízo se algo der errado neste pedido ou se, por exemplo, o cliente cancelar o pedido e falar que nunca deu o "ok"?

As empresas que utilizam sistemas para gestão destas mensagens conseguem obter o melhor dos dois mundos. Obtém a facilidade das mensagens instantâneas com o armazenamento e proteção destas mensagens que o ambiente corporativo exige.

Suporte ao cliente (tickets)

A medida que o volume de clientes aumenta e as demandas crescem, um sistema de gerenciamento de atendimentos é necessário para garantir que todas as demandas sejam solucionadas.

Os sistemas de ticket permitem a rápida interação do cliente com a equipe de SAC ou pós venda e através deste é possível contabilizar o número de chamados, de casos resolvidos, não resolvidos e os prazos.

O bom atendimento ao cliente depende deste tipo de acompanhamento.

Site

O site atualmente é o cartão de visitas e a apresentação da empresa. Para empresas de venda online o site é a própria razão de ser do negócio.

Atualmente existem plataformas de ecommerce muito boas e que permitem integração com sistemas de backoffice (ERP). Este é o melhor cenário. Utilizar uma ferramenta que preze pela facilidade de acesso do cliente tanto em ambiente desktop ou mobile. Além disso ferramentas que tenham checkout como visitante que ajudam a aumentar o fechamento de vendas por descomplicar o processo de cadastro.

Ferramentas de logística

Para empresas que fornecem produtos, muitas vezes o "vilão" que impede o aumento das vendas é justamente o custo com o frete.

Atualmente existem plataformas de cotação de frete que selecionam as transportadoras com a melhor oferta para o despacho da mercadoria. Esta pode ser uma ótima ferramenta para aumentar a competitividade da empresa em operações de venda interestaduais e internacionais.

3 - A nova geração de ERPs

As plataformas de ERP legadas são muito voltadas para dentro da empresa, pautadas pelo controle e principalmente pelos aspectos fiscais, tributários e contábeis.

Porém, as micro e pequenas empresas necessitam de muito mais recursos que facilitem a interação entre a empresa e o cliente. Estão focadas na comunicação com o mercado, recepção e tratamento das demandas, sejam de produtos, de serviços ou até mesmo de informações. A empresa existe para solucionar problemas e necessidades do mercado e tudo o que puder facilitar esta interação é bem-vinda.

O foco deve ser na venda e no comercial, literalmente, no que traz dinheiro para a empresa.

Claro que registrar, mensurar, controlar também traz dinheiro mas o conceito é diferente. Quando o processo é otimizado aumenta-se a margem de lucro, consegue-se aproveitar melhor os recursos, mas quando se investe no comercial, na venda, o faturamento como um todo aumenta.

Este é o foco atual: vender, vender, vender e possuir os recursos de gestão para aumentar a rentabilidade e manter o aproveitamento dos recursos em patamares ótimos.

A empresa precisa ser ágil e dinâmica para acompanhar as mudanças no mercado, deve ser leve e enxuta, afinal, quanto menor a necessidade de recursos para sua operação maior será sua margem de lucro.

O ERP sai do papel de fornecer um meio para o controle e assume o papel de provedor, fornecendo o suporte que possibilita a operação da empresa.

Com o trabalho remoto e em home office o ERP é o ambiente que une todos os colaboradores em um único sentido mesmo que distantes fisicamente.

Atualmente o ERP é uma plataforma de gestão e suporte corporativo e atua em parceria com a empresa no nível da estratégia do negócio e operação.

4 - Que tipo de empresa precisa de um ERP

Todas as empresas precisam controlar suas finanças, seus clientes, fornecedores, suas notas fiscais, precisam se comunicar com os clientes e interagir com o mercado, seja de qual porte for. Portanto, todas as empresas precisam de um sistema de gestão ou ERP.

O que a empresa precisa avaliar é qual ERP é o mais adequado às suas necessidades atuais e futuras.

O ERP como é hoje, uma plataforma de gestão e suporte corporativo, é uma ferramenta que multiplica a capacidade do empreendedor. Mesmo empresas com um único funcionário (o proprietário) demandam um ERP. Aliás, esta empresa, com certeza, precisa de um sistema para ajudá-la a automatizar processos e reduzir a necessidade de mão de obra. É necessário um sistema que multiplique a capacidade de ação.

É muito importante ter em mente onde se quer chegar no curto, médio e longo prazos. Existem sistemas de gestão que podem parecer ajudar no início por conta da sua simplicidade mas que, inevitavelmente, caem no simplório. Com o crescimento da empresa multiplicam-se necessidades que o sistema não consegue atender. Ele deixa de ser algo positivo e torna-se uma fonte de problemas. Um sistema como este literalmente trava o crescimento da empresa.

5 - Como implantar um ERP

Por muitos anos o ERP foi taxado como algo complexo, caro, difícil de usar e mais difícil ainda de implantar. E de fato isso é tudo verdade mas somente para uma faixa de ERPs.

Implantar um sistema, seja qual for, em uma empresa que fatura na casa dos bilhões por ano, com filiais em vários países e milhares e milhares de funcionários é uma tarefa que exige um grande esforço e que não se aplica à realidade das PMEs.

Atualmente ainda existem muitos fornecedores de sistemas que tratam a implantação de um ERP para uma PME de modo similar ao utilizado nestas grandes empresas, mas já começam a surgir soluções inovadoras que pensam a gestão de forma muito mais simplificada e fácil.

Portanto, não acredite no mito da implantação de sistemas. Fuja de sistemas que exigem fidelidade ou cláusulas contratuais que amarrem sua empresa a ele. Se o sistema é bom, fácil e prático, porque você o cancelaria? E se for ruim e não adequado, porque continuar pagando por ele apenas por questões contratuais?

Os sistemas voltados para as PMEs são direcionados para o comercial e que, no geral, os empreendedores conhecem bem, não havendo dificuldade portanto no seu uso.

Atualmente implantar um ERP é tão fácil quanto contratar uma ferramenta online e iniciar o uso.

A melhor forma de implementar um ERP é usá-lo. Contratou? Use, não espere. Comece agora, comece já.

Ao fazer o primeiro login no sistema, navegue pela ferramenta, explore suas áreas e inicie os cadastramentos.

Pense na implantação como subir uma escada. Você não chegará ao degrau 20 se não passar antes pelos degraus de 1 a 19. Inicie um módulo, faça os cadastros básicos e já comece o uso. Em seguida siga para as demais áreas, sempre de forma gradual.

Se a empresa já possui algum tipo de sistema e está migrando para um novo, invariavelmente terá que manter os 2 sistemas em uso até que toda a informação operacional esteja no novo sistema. Esta é a forma mais segura e fácil de migrar de sistemas. Não recomendamos criar o "Dia D" para desligar um sistema e começar um novo. Fazer uma implementação gradual, tranquila, é o principal fator de sucesso. Não gera stress em ninguém.

Procure fazer a migração como plantar uma semente e colher os frutos daquela semente, ou seja, módulo por módulo. Faça pequenos esforços e colha os resultados.

6 - Quais tipos e arquitetura de sistema existem?

Os sistemas tem sempre dois lados: o lado do servidor (server side) que armazena as informações e o lado do cliente (client side) que acessa estas informações.

Existem sistemas em que o server side é instalado na própria empresa. São os sistemas mais tradicionais e que normalmente são vendidos com uma alta taxa de contratação. Estes sistemas são instalados no servidor da empresa, o que exige uma infraestrutura de TI permanentemente disponível, e normalmente não permitem acesso remoto dos funcionários ao sistema. Claro que é possível criar acessos por meio de VPN, abrir a porta do Firewall ou utilizar desktops remotos, mas esta configuração exige custos com links de internet e já não são tão comuns nas micro e pequenas empresas.

Mais modernamente surgiram os server side em cloud (na núvem), cujo servidor (pool de servidores) fica em um datacenter externo, de posse da fornecedora da solução. Normalmente os sistemas cloud são comercializados na modalidade "pago pelo uso" e são muito mais flexíveis para a contratação. O acesso também é muito mais prático porque já estão permanentemente disponíveis na internet portanto acessíveis de qualquer lugar do mundo. São fundamentais para home office.

Para o client side existem também 2 opções: há os sistemas que possuem um software cliente próprio que precisa ser instalado na máquina do funcionário e os sistemas que são acessíveis pelos navegadores já disponíveis em qualquer computador, tablet ou celular como Chrome, Opera, Firefox.

Os sistemas que são acessíveis pelo navegador são muito mais práticos porque em caso de atualização não é necessário reinstalar o software cliente. O sistema estará sempre atualizado no client side.

Para a realidade das PME os sistemas cloud são a melhor opção por não exigir custo de infra-estrutura de TI na empresa. Os dados estarão sempre seguros, disponíveis 24/7 em qualquer lugar do planeta e a aplicação sempre atualizada. O sistema depende da internet para ser acessado mas hoje a maioria dos provedores de internet mantém um bom padrão de qualidade e a cobertura de dados dos celulares é cada dia maior, podendo funcionar como uma alternativa de rede de backup em caso de uma pane da conexão de internet do cliente.

Por conta da flexibilidade dos sistemas cloud os sistemas legados fazem uma configuração para tentar levar para seus clientes o benefício do cloud que é instalar o software cliente no computador do cliente e manter o banco de dados na nuvem. Esta configuração funciona, mas não possui a mesma performance que sistemas nativamente desenvolvidos para cloud.

7 - Questões de segurança e disponibilidade em sistemas em cloud

Existem duas formas de hospedar sistemas: no próprio datacenter da empresa, normalmente fisicamente no mesmo estabelecimento ou cloud, hospedado remotamente e disponível pela internet.

Cloud é sempre a melhor opção. Fornecedores com Amazon AWS, Microsoft Azure e Google fornecem serviços ótimos, extremamente estáveis e seguros. Estas empresas possuem datacenters espalhados em vários lugares do planeta, de forma que é muito fácil armazenar cópias de segurança em outras zonas de disponibilidade. Pode-se executar uma aplicação hospedada no Brasil e seus backups serem salvos nos EUA, Japão, Reino Unido, simultaneamente e em questão de segundos.

Um bom sistema em cloud é construído em uma plataforma escalável de ótima performance e tolerante a falhas. Conta com load-balancer para distribuir o tráfego entre múltiplos servidores que, inclusive, se auto recuperam em casa de falha.

Além disso a velocidade de links de internet nestes provedores são muito altas e podem garantir performance excelente mesmo em momentos de pico de utilização.

A disponibilidade de sistemas em cloud construídos corretamente e contando com todos os meios de segurança disponíveis é muito alta. Espere algo próximo de 99,9%, equivalente a 8 horas de indisponibilidade por ano a 99,999%, o que representa apenas 5 minutos de indisponibilidade por ano.

Quanto a segurança, um sistema disponibilizado na internet já é construído pensando-se em segurança, logo ele será naturalmente mais seguro do que sistemas pensados para serem executados localmente. Além disso, sistemas em cloud recebem atualizações constantes o que garante ainda mais um ótimo nível de segurança.

Todo sistema, seja local ou remoto, é passível de tentativas de ataque, afinal até sistemas da Nasa já foram invadidos, mas o que vemos na prática é que soluções em cloud são extremamente seguras. Os casos de invasão são tão raros que todos ficamos sabendo.

8- ERP e seus módulos

Quando se pensa em ERP a maioria das pessoas lembra dos módulos tradicionais como:

  • Comercial: orçamentos, pedidos e contratos
  • Financeiro: contas a pagar e receber, balanço, conciliação bancária
  • Fiscal: notas fiscais
  • Manufatura: ordens de produção, cadeia de suprimentos
  • Estoque: entrada e saída de materiais
  • Compras: cotação de preço
  • Recursos humanos
  • Relatórios

De fato, estes módulos fazem parte dos sistemas ERP tradicionais. Salvo algumas diferenças, alguns módulos a mais ou a menos, mas no geral, todos os sistemas oferecem mais ou menos isso.

Mas se você quer ir além, deve considerar soluções que entregam todos estes recursos e mais tudo aquilo que está surgindo agora de inovação e tudo isso em uma única plataforma.

Um sistema integrado em múltiplos outros sistemas torna-se muito difícil de administrar, mas uma solução unificada que tem tudo em um lugar só, no conceito all-in-one garante um patamar bem acima de qualidade e usabilidade.

O que você deve considerar, com relação a módulos, que a nova geração de ERPs entregam:

  • CRM: gerenciamento de leads, prospects e oportunidades.
  • Prospecção: localiza empresas na internet para que sua equipe de vendedores entre em contato.
  • Inteligência e reengajamento de clientes: analisa a base de dados e gera listas de clientes para novas ações de marketing.
  • Fluxo de trabalho: desenhe e estabeleça fluxos de atividades e delegue automaticamente as tarefas aos funcionários. Automação da gestão.
  • Comunicação: canal de comunicação direta com o cliente por e-mail ou mensagens instantâneas.
  • E-mail marketing: contate seus leads, prospects e clientes rapidamente.
  • Ticket: atendimento das demandas do cliente no SAC e pós-venda.
  • Logística: integração com gateways de frete.

Você está convidado a navegar em nosso site e conhecer em detalhes os módulos que destacamos acima.

9 - Avalie a filosofia do fornecedor do ERP

Ao avaliar um sistema de gestão empresarial procure entender a filosofia de trabalho do fornecedor da solução. É importante que ela case com suas necessidades e forma de trabalho. Não existe uma solução perfeita para todas as empresas, existe aquela que melhor se adapta ao processo de trabalho da empresa e objetivo dos sócios.

Por exemplo, se sua necessidade é complexa ou possui muitas características peculiares, que é a realidade da maioria das empresas, uma solução com foco na simplicidade dificilmente atenderá suas necessidades. Para manter o sistema simples o fornecedor não pode atender a demandas complexas.

Muitas vezes, por essa falha de avaliação, o cliente fica descontente com a solução e com o suporte, porém estas limitações fazem parte da filosofia do software. Ele nem mesmo pode ser alterado já que afetaria negativamente a maior parte de sua base de clientes que buscariam justamente um sistema simples. Não há certo e errado. Tudo depende dos objetivos empresariais.

Da mesma forma, se você optar por um sistema muito complexo que está além da sua capacidade de manipulação, o sistema vai mais atrapalhar do que ajudar. Será muito burocrático e pouco prático.

A filosofia do PME Prime é fornecer um sistema prático, robusto e seguro. Quando vamos desenvolver um novo recurso, primeiro resolvemos as exceções ou peculiaridades que podem surgir para depois resolver a necessidade inicial. Começamos pela necessidade mais complexa, complementamos com as mais comuns e criamos uma solução que atenda a todas.

Outro ponto de destaque é nossa orientação quanto a disponibilidade, performance e visual do sistema.

O sistema de gestão é um ambiente de trabalho, a disponibilidade deve ser projetada para o mais próximo possível de 100% e a performance deve ser rápida, consistente e de baixa latência.

Nossos servidores têm uma grande capacidade excedente e mesmo em picos de tráfego podem ser automaticamente escalados.

O visual do sistema também foi cuidadosamente pensado para que seja fluído para o uso continuado.

10 - Escolher entre um ERP modular ou unificado

Cada provedor de solução de ERP precifica seu sistema de uma determinada forma.

Algumas empresas cobram taxas de implantação enquanto outras não. Há as que cobram por acesso simultâneo ou usuário e existem aquelas que cobram também por módulos.

A melhor forma de cobrança que existe é a que se paga um valor único e o cliente pode usar tudo o que desejar. Quando existe cobrança extra para cada módulo o cliente por vezes contrata apenas o básico e deixa de aproveitar tudo o que a ferramenta pode oferecer.

Uma solução com tudo liberado e disponível é inclusive um fator que promove o aperfeiçoamento do gestor para as melhores práticas de gestão, uma vez que pode explorar a ferramenta e começar a realizar ações que antes não eram praticadas.

Um sistema de gestão é fruto das solicitações de outros empresários portanto tem muito know-how embutido. Quando um empresário entra em contato com o provedor da solução e solicita uma implementação, está dando uma contribuição valiosa porque baseia-se numa necessidade real e já validada. A chance deste recurso ser adequado às outras empresas é enorme.

Vamos refletir um pouco mais sobre como este fator é fundamental para o crescimento.

Imagine uma empresa que fatura na casa dos 20 milhões de reais por ano. Um sistema que atende a esta empresa terá recursos que viabilizam este perfil. Agora considere uma empresa que fature 1 milhão por ano e passe a utilizar este mesmo sistema. Estará de posse de uma infraestrutura que lhe permitirá crescer, no mínimo, 20 vezes.

Ninguém começou grande. Tenha sempre em mente a frase: Pense grande, comece pequeno e ande rápido. Você terá todos os recursos para isso.

Esta é a razão para que, com o PME Prime, todos tenham acesso a todos os módulos.

11 - O ERP permite personalização?

De maneira geral existem softwares que permitem personalização, outros que não permitem nenhuma personalização e outros que estão no meio destes dois extremos.

É preciso entender qual o tipo de personalização é desejado para saber se é possível ou não fazê-la.

Normalmente os sistemas simples são rígidos. Não permitem nenhum tipo de personalização seja na aplicação, nos formulários impressos e outros. Tudo é padrão. Este aliás é um dos grandes problemas destas ferramentas. Da mesma forma que as empresas são diferentes umas das outras, as necessidades de gestão também são diferentes, portanto algum nível de personalização sempre é necessária.

Em contrapartida existem sistemas que permitem grande personalização, inclusive o desenvolvimento completo de novos módulos, mas isto só é possível nos sistemas voltados para empresas de grande porte, os custos destas implementações são astronômicos.

Para a realidade das micro e pequenas empresas nenhum destes dois cenários é adequado. A melhor opção é um sistema flexível, que permita implementações úteis a todos os clientes e algum nível de personalização.

O PME Prime permite a personalização dos campos da tela, alteração de títulos e ordenamento, bem como de todos os documentos e formulários gerados pelo sistema.

Este nível de personalização atende muito bem as demandas de nossos clientes.

O PME Prime foi construído para ser flexível e suportar uma grande variedade de processos de trabalho, tendo grande aderência para uma vasta gama de empresas.

12 - Sistemas SAAS

Software as a Service ou Software como Serviço é uma nova forma de disponibilização de sistemas por meio de contratos de pagamento pelo uso da ferramenta. Esta modalidade permite uma contratação muito mais simplificada e fácil.

Diferente dos antigos contratos que envolvem pagamentos expressivos na contratação a modalidade SAAS reduz muito o custo de uso de ferramentas online.

É a modalidade ideal para todos os portes de empresa, sendo viável até mesmo para micro empresas com apenas um funcionário. Esta modalidade permite que as empresas tenha acesso a aplicativos sofisticados sem a necessidade de investimento em licenças e qualquer outro custo com infra-estrutura de TI. Não é necessário adquirir, instalar ou atualizar qualquer tipo de hardware, bem como manter uma equipe para gerenciar a infra-estrutura necessária.

O sistema é disponibilizado online e a contratação é muito fácil.

13 - Conheça o PME Prime - Plataforma de Gestão e Suporte Corporativo

Agora que você já sabe o que é um ERP, convidamos a testar o PME Prime. Basta preencher o formulário de cadastro, enviar seus dados para que seu acesso seja disponibilizado por um período de 30 dias.

Recomendamos que você use o sistea e comprove porque o PME Prime é um dos sistemas mais flexíveis que você vai ver e com certeza o sistema mais abrangente em recursos.

O diferencial do PME Prime está na fluidez comercial que o sistema possui. Um sistema altamente integrado com as necessidades de marketing, vendas e comunicação. Uma verdadeira ferramenta de vendas para impulsionar ainda mais sua empresa.

E não exite em nos contatar. Temos consultores que poderão auxiliá-lo e guiá-lo durante sua navegação pelo sistema e procurarão entender suas necessidades para prover a melhor solução possível.

PME Prime, seu novo sistema de gestão e suporte corporativo.

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Sobre o autorFábio Porcel MarcattoDiretor Comercial da Axis Focus Tecnologia Ltda

Formato em Administração de Empresas pela ESAGS, experiência em networking empresarial, processos e atividades de gestão.