Os 7 Maiores Erros ao Contratar um Sistema de Gestão

Os desafios na implantação de sistemas ERP. Os fatores de sucesso e fracasso.

É comum na Axis Focus encontrarmos empresas com muitos anos de existência sem sistema de gestão. Entre os motivos, muitos empresários relatam que já tentaram implantar por 3 ou 4 vezes um sistema ERP/CRM e não conseguiram.

As queixas são muito parecidas: começa a implantação do sistema, surgem necessidades que não haviam sido pensadas e o fornecedor do sistema ERP, ou não implanta o recurso ou cobra um valor absurdo que simplesmente inviabiliza a operação. Com isso lá se vão horas e horas de trabalho utilizadas para cadastro de produtos, serviços, clientes e todos os outros dados.

O principal obstáculo reside na complexidade que os serviços de TI possuem. Implantar recursos é trabalhoso, frequentemente envolve vários módulos do sistema e carrega consigo a possibilidade de surgimento de bugs em módulos que já estavam testados e estáveis.

Para possibilitar implantações rápidas de novos recursos é fundamental que o software tenha sido muito bem estruturado e, já no seu desenvolvimento, desenhado para ser flexível, adaptável. Se não for assim ocorrem situações em que, a cada mudança no sistema, mesmo pequenas, surgem bugs e mais bugs, dificultando operações e aumentando o risco de erros para o usuário. Por isso quanto mais distante o sistema ERP estiver das necessidades de sua empresa, mais dificil e custosa será sua implantação, talvez até inviabilizando-a.

No mercado existe uma variedade muito grande de sistemas e se considerar os pontos abaixo, certarmente você estará mais próximo de tomar uma boa decisão.

Pensamento de curto prazo

O sistema ERP deve acompanhar sua empresa por toda a sua história. O ideal é que você considere um software que tenha aderência ao seu negócio por, pelo menos, os próximos 5 anos.

Simples, não simplório

É comum no ramo de sistemas ERP fornecedores enfatizarem a simplicidade do seu software bem como a praticidade de uso. Aparentemente são vantagens mas é preciso tomar muito cuidado para não cair no simplório.

Alguns empresários contentam-se com recursos que, à primeira vista, parecem suficientes para logo nos primeiros meses de uso notarem que importantes necessidades de suas empresas não poderão ser atendidas.

Um exemplo bastante frequente: qualquer sistema ERP possui um cadastro de produtos que contém os campos geralmente usados como nome do produto, descrição, referência, preço. Aparentemente suficiente para uma empresa em seu início porém, à medida em que a empresa cresce, surgem necessidades muito mais sofisticadas, extremamente difíceis de implantar se já não tiverem sido previstas originalmente no sistema ERP como: distinção entre produtos e modelos de produtos, atributos (cor, tamanho, voltagem), componentes (insumos), serviços associados (e custos dos serviços), customizações (produtos + serviços), múltiplas faixas de preço (inclusive para clientes preferenciais), fluxos de produção.

Não caia na armadilha do "acho que nunca vou precisar disso". Sua empresa vai crescer, precisa crescer, e novas necessidades, sem dúvida, surgirão.

Custos ocultos

Verifique os custos com o fornecedor, às vezes não demonstrados, como: treinamento, atualização, migração, restauração de backup, implantação de novos módulos, atendimento ao cliente.

Dimensionar erradamente os esforços

O erro aqui está nos dois extremos.

Há quem super dimensione os esforços de implantação, acreditando que será complicado demais, imensamente demorado e custoso. Imagina que terá que fazer grandes mudanças em seu processo de trabalho e necessitará de muito treinamento. Estuda muitos sistemas, pensa, pensa e nunca chega a uma conclusão.

Na outra ponta temos aquele empresário que acha que será super fácil e que fará a implantação nas horas vagas em 2 ou 3 dias. Não considera nem mesmo que terá que cadastrar seus produtos e seus clientes. Paga a mensalidade ao fornecedor e depois de um ano acaba cancelando o contrato por falta de uso do sistema.

O meio termo é o mais adequado. Considere de 2 a 3 meses para ter um sistema ERP implantado e funcionando. Será necessário fazer algum esforço no cadastramento de dados e provavelmente alguma adaptação dos processos de sua empresa mas nada que tenha grande impacto.

Vencido pela fadiga

São muitas opções de sistemas ERP disponíveis no mercado, cada um com suas características, vantagens e desvantagens. Ao analisar muitos sistemas é possível que você se encante com um ou outro recurso e acabe dando importância demais a eles, desconsiderando necessidades relevantes que podem não ser adequadamente atendidas.

O cansaço também é outro grande risco num processo decisório. A existência de muitas alternativas de escolha podem levar à paralisia. Por não saber o que escolher, não escolhe nenhum, ou então faz uma espécie de sorteio, algo como o "uni, duni, tê".

Para evitar estes riscos defina quais recursos são principais para a sua empresa e que devem ser plenamente atendidos, e você terá reduzido seu leque de opções para os sistemas que os atendam.

Além disso avalie o grau de abertura do fornecedor do sistema ERP à sugestões e mudanças. Você vai ter necessidades que o sistema não atende. Isto sempre vai acontecer. Se o fornecedor não tem flexibilidade, você não será atendido. Se o fornecedor compreende que a adoção de um sistema ERP depende de uma parceria entre cliente/fornecedor, estará mais aberto à estudar em conjunto com você suas novas necessidades e a viabilidade de implantação.

Resistência à mudança

Nossa maneira de pensar é única, o que é maravilhoso, mas dificilmente você encontrará um sistema pronto que tenha todos os recursos da forma como você gostaria.

Um sistema ERP é muito complexo e custaria bons milhões de reais se fosse desenvolvido específicamente para atender sua empresa.

Considere a filosofia por trás do sistema. Se ela lhe agrada, se valoriza os aspectos que você também valoriza, se a empresa fornecedora adota princípios éticos, de atendimento, de qualidade em acordo com os seus próprios princípios, vocês tem uma grande possibilidade de construirem uma parceria duradoura e proveitosa, mesmo quando alguns itens não sejam perfeitos, não sejam plenamente atendidos. É necessário, portanto, flexibilidade de sua parte. Assim como o fornecedor deve considerar suas necessidades, é também fundamental que você esteja aberto para fazer adaptações para encaixar-se nas peculiaridades do software de ERP.

O sistema ERP é o software mais importante da empresa

Quando ele para sua empresa para.

Segurança total é impossível mas é sim obrigatório que a empresa fornecedora do software de ERP adote mecanismos de proteção para riscos como: falta de energia elétrica no servidor, falhas no servidor e banco de dados, tentativas de invasão, replicação de dados, backups frequentes.

Isto não significa que nunca haverá problemas mas sim que, se ocorrerem, serão resolvidos no menor tempo possível e suas consequências minimizadas.

Antes de contratar seu novo sistema de ERP certifique-se de que a empresa fornecedora tenha uma política de segurança e estabilidade.

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Sobre o autorFábio Porcel MarcattoDiretor Comercial da Axis Focus Tecnologia do Brasil Ltda

Formato em Administração de Empresas pela ESAGS, experiência em networking empresarial, processos e atividades de gestão.